SPÜRBARE ZEITERSPARNIS

Die digitale Personalakte bietet die perfekte Lösung für die Automatisierung vieler Routineaufgaben im Personalwesen. Personaldokumente der Mitarbeiter werden automatisch in das digitale Dokumenten-Managementsystem Starke-DMS® eingepflegt und dort zentral verwaltet. Sie werden damit in vielen Bereichen, wie z. B. Lohnabrechnung, Krankmeldungen, Überstunden, Reisekosten, Vertragswesen, Weiterbildung, Wiedervorlagen oder Bewerbermanagement entlastet. 

Das vereinfachte Suchen und Finden von Personalinformationen spart Zeit, Platz und Geld, denn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten betragen 10 Jahre nach Austritt des Mitarbeiters.

IHRE VORTEILE

• Automatische Übernahme von Dokumenten wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Lohnsteuerbescheinigungen oder DEÜV-Meldungen 
• Bewerbermanagement inkl. Workflow
• Zugriff ist klar strukturiert durch Rechteverwaltung
• Einsatzmöglichkeit auch für Personal-Dienstleister
• Automatische Aktenbildung und Zuordnung von Dokumenten

In einem kurzen Video stellen wir Ihnen die neuen Regelungen vor: 

Arten der elektronischen Entgeltunterlagen

Je nach Sachverhalt können zu den Entgeltunterlagen unterschiedliche Dokumente gehören, z.B. fallen darunter:

• Arbeitsvertrag
• Personalfragebogen
• Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
• Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
• Kopie vom Antrag auf Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status
• Stundenaufzeichnungen
• etc.

Anforderungen an die Dokumente

• jedes Dokument muss in einer eigenen Datei abgespeichert werden
• Aufruf und Darstellung der Daten muss orts- und systemunabhängig funktionieren (erlaubt sind PDF und Bilddateien wie z.B. jpeg, bmp, png oder tif)
• Daten der Krankenkassen dürfen in gelieferter Dokumentenart gespeichert werden
• der Dateiname muss eindeutig sein
• rechtlich sind die Beschäftigten verpflichtet, die Daten elektronisch zu liefern

Die Entgeltunterlagen in elektronischer Form können in einer professionellen Dokumentenablage geführt werden wie. z.B. der digitalen Personalakte von Starke-DMS®. Diese bietet nicht nur die perfekte Lösung für die Automatisierung vieler Routineaufgaben, auch werden Personaldokumente automatisch in das Dokumenten-Managementsystem eingepflegt und dort zentral verwaltet. Gerne beraten wir Sie und geben Ihnen entsprechende Informationen. 

Diese Regelung, die seit dem 01.01.2022 besteht, bedeutet nicht, dass rückwirkend für alle Beschäftigten die Personalakten zu digitalisieren sind. Die Regelung gilt für alle neuen Ereignisse.

Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitenden im Personalmanagement das Arbeiten mit der Starke-DMS®

Lassen Sie sich in einem persönlichen Gespräch beraten. Unsere Experten präsentieren Ihnen die Lösung mit verschiedenen Musterbelegen und zeigen Ihnen die Zeitersparnis auf. Wir freuen uns auf Sie.

Kontaktieren Sie uns gerne per Telefon: 0561 2007-420 oder per Mail: dms-vertrieb@starke.de!