Lösungen für die Dienstleistungs-
branche
Erfahren Sie hier, wie unterschiedlichste Unternehmen mit dem Starke-DMS® effiziente Lösungen für ihre Unternehmen geschaffen haben.
"Durch den Einsatz von Starke-DMS® haben wir unsere internen Abläufe verschlankt, ..."
"... wichtige Dokumente sind schnell auffindbar. Für uns ein wesentlicher Vorteil, um uns bestens auf unseren eigentlichen Geschäftszweck fokussieren zu können."
Marcel Scharfe, Geschäftsführer WTG Sicherheitssysteme
Die WTG Sicherheitssysteme GmbH ist Systemintegrator von elektronischer Sicherheitstechnik. Von der Einzel- bis zur Systemlösung sorgt sie für umfassende Sicherheit in Industrie, Verwaltung und Forschung. Während ihrer 111-jährigen Erfolgsgeschichte hat sich die WTG mit höchster Expertise in Kommunikation und Sicherheit dem Technologiewandel angepasst und ist heute Treiber der Digitalisierung.
Das Starke-DMS® wird in Verbindung mit EsOffice und der O365 Umgebung genutzt und ist seit 01/2023 vollständig bei der WTG Sicherheitssysteme integriert. Mittels Belegerkennung erfolgt eine umfassende Zuordnung zu allen relevanten Geschäftsvorgängen. Ein Vorteil dieser Lösung ist, dass alle Geschäftsvorgänge gemäß den geltenden Richtlinien dokumentiert und archiviert werden. Des Weiteren sind alle Dokumente schnell auffindbar durch die eindeutige Zuordnung zu Projekt-, Angebots- oder weiteren Kennnummern.
Friseur Klinck GmbH – "Starke-DMS® ist gut auf uns eingegangen."
"Starke-DMS® ist gut auf uns eingegangen und hat das Programm super auf uns zugeschnitten. Ein tolles Programm, welches uns zuverlässig durch die Rechnungsbearbeitung bringt.."
Ein Familienunternehmen ... und seit mehr als 95 Jahren eines der führenden Friseurunternehmen in Kiel und im Norden Deutschlands. Die 59 Salons erstrecken sich über 6 Bundesländer.
Zur Dachmarke Friseur Klinck GmbH gehören zurzeit 5 unterschiedliche Friseur-Konzepte: KLINCK Dein Friseur, Cut & Cash- DIE HAARSCHNEIDER, F.B.I.- The Hairdresser, Top Hair und Will`s BarberShop.
Die Unternehmensfamilie hat über 350 Mitarbeiter, welche gemeinsam die Unternehmenswerte leben: Verantwortung, Toleranz, Ehrlichkeit, Fürsorge, Treue, gegenseitige Rücksichtnahme, Vertrauen und Zuverlässigkeit.
Auch in der Organisation und Verwaltung wird Vertrauen und Zuverlässigkeit großgeschrieben, weshalb Starke-DMS® 2022 zu einem wichtigen Partner der Friseur Klinck GmbH geworden ist. Das System beschleunigt die tägliche Rechnungsbearbeitung erheblich und die Bedienung ist kinderleicht und für jeden gut verständlich. Die Papierablage ist so gut wie eingestellt und durch die individuelle Vergabe der Rechte auch ein absolut sicheres System.
Schmid Alarm GmbH – "Wahnsinnige Erleichertung gerade im Bereich Eingangsrechnungen"
"Für uns ist Starke-DMS® eine wahnsinnige Erleichterung – gerade im Bereich Eingangsrechnungen. Endlich muss man nicht mehr täglich ins Büro fahren, nur um händisch Rechnungen zu prüfen. Dank der intelligenten Prozess-Steuerung verpassen wir keine Skontofrist mehr. Und dass wir jetzt mit nur einem Klick Vertreterregelungen festlegen können, gibt uns ein sicheres Gefühl. Wir sind schon gespannt auf die nächsten Phasen und welche weiteren Optimierungsmaßnahmen sich daraus ergeben."
Nadine Biehringer, MBA
Seit mehr als 45 Jahren hat sich die Schmid Alarm GmbH auf elektronische Sicherheitssysteme für Geschäfts- und Privatkunden spezialisiert. Die Kundschaft des inhabergeführten Familienunternehmens reicht von Eigenheimbesitzern und Kleinbetrieben bis hin zu großen Industrieunternehmen. Genauso unterschiedlich wie die zu sichernden Gebäude sind auch die Branchen, mit denen die Schmid Alarm GmbH zusammenarbeitet.
Ob Mode, Hotellerie, Verwaltung oder Bildung – jeder Kunde wird individuell beraten und betreut. Und selbstverständlich steht ihm auch nach der Installation der Anlage ein fester Techniker des zuverlässigen Schmid Alarm Kundendienstes zur Verfügung.
Bei mehr als 8.000 bisher realisierten Anlagen fallen jede Menge Dokumente an, die von nun an im Starke-DMS® archiviert und verwaltet werden. Alle kaufmännischen Belege werden automatisch ausgelesen, rechtskonform archiviert und die gewonnenen Daten für unterschiedlichste Anwendungen zur Verfügung gestellt.
"Optimierte und beschleunigte Arbeitsprozesse"
"Mit der Einführung von Starke-DMS® konnten wir viele Arbeitsprozesse optimieren, erleichtern und beschleunigen. Starke-DMS® ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken."
Mit Erfahrungen aus über zwanzig Jahren bietet Dietrich Sicherheitstechnik von der persönlichen Beratung über die individuelle Planung und Projektierung bis zur Errichtung, Inbetriebsetzung und Instandhaltung alle Leistungen rund um die Sicherheitstechnik an.
In den Bereichen Brandmelde- und Einbruchmeldetechnik, Zutrittskontrolle sowie in der Videoüberwachung entwickeln Sie individuelle Konzepte, die optimal auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Kunden abgestimmt sind.
Eingesetzt wird Starke-DMS® in folgenden Bereichen:
- Archivieren sämtlicher schriftlicher Unterlagen incl. Emails
- Automatische Archivierung von Dokumenten, die aus dem ERP importiert werden
- Einscannen und automatisches Einlesen von Eingangsrechnungen
- Verschiedene Workflows: Rechnungseingangsprüfung, Posteingang etc. pp.
- Automatische Übergabe der Buchung von Eingangsrechnungen an die Finanzbuchhaltung
- DropZone
"Durch die klaren Strukturen und der einfachen Handhabung arbeiten alle Mitarbeiter gerne mit dem Starke-DMS®."
"Insbesondere in Deutschland aber auch weltweit sind wir in der Lage Prüfprozesse digital abzubilden. Das war ein maßgeblicher Grund uns für das Starke-DMS® zu entscheiden. Durch die klaren Strukturen und der einfachen Handhabung arbeiten alle Mitarbeiter gerne mit dem Starke-DMS®."
Mario Treude, Gründer von BioEnergy Germany.
Die BioEnergy Germany mit Hauptsitz in Mainz ist seit 15 Jahren der Spezialist für Biogas Anlagen. Von der schlüsselfertigen Komplettanlage bis zum Repowering werden zukunftsträchtige und wertvolle Projekte realisiert. Die Kernkompetenzen liegen neben der Herstellung und dem Betrieb von Biogasanlagen ebenso in der Wartung und der Instandhaltung – und das für über 600 Anlagen. Hinzu kommt die biologische Betreuung von weltweit über 300 Biogasanlagen.
Die Anlagen der BioEnergy Germany werden in den Bereichen Landwirtschaft, Industrie sowie Abfall umgesetzt.
Die BioEnergy Germany setzt im Bereich der Anlagekonzepte auf zuverlässige und bewährte Technologie. Diese Philosophie setzt sich auch im Dokumenten-Management fort. Hier baut das Unternehmen auf die Erfahrung und das Know-How von Starke-DMS®. Bei BioEnergy werden mit Starke-DMS® nicht nur in Deutschland Dokumente digital archiviert, verwaltet und gesteuert, sondern das System wird ebenso in der Niederlassung in Thailand verwendet.
Ortsunabhängiges Arbeiten – Das wird hier groß geschrieben. Mit dem Starke-DMS® wurden Prüfprozesse von kaufmännischen Belegen komplett digital abgebildet. Das Unternehmen ist auch von Thailand aus in der Lage Belege fristgerecht zu prüfen. Der Prozess gewann dadurch neben Geschwindigkeit auch an Qualität dazu. Die ausgelesenen Informationen aus den Belegen werden direkt an die Buchhaltungssoftware weitergegeben. Die Dokumente werden rechtskonform im Starke-DMS® archiviert und ein analoges Archiv gehört längst der Vergangenheit an.
"Seit 2009 ist Starke-DMS® die Basis für alle Informationen."
"Das Starke-DMS® ist seit 2009 in unserer IT-Infrastruktur die Basis für alle Informationen…"
Regula Erasmus, Teamsprecherin Abrechnungsservice
Die Neumann & Schmidt GmbH erstellt als regionales full service Dienstleistungsunternehmen für die private, gewerbliche und kommunale Wohnungswirtschaft Heiz- und Betriebskostenabrechnungen, und liefert und montiert die notwendige Messtechnik für Wärme, Kälte und Wasser.
Aufgrund der großen Menge an Daten und Informationen laufen im Starke-DMS® alle Dokumente und Informationen aus den verschiedenen Softwaresystemen zusammen, und bildet damit die Basis der internen und externen Kommunikation. Somit sind kunden- und objektbezogen alle Dokumente und Prozesse jederzeit und für alle verfügbar.
Im Jahr 2009 stand anfänglich die Digitalisierung und Sicherung von Papierdokumenten im Vordergrund, wurde aber im Lauf der Jahre immer mehr durch die Prozess- und Kommunikationsaspekte überlagert.
"... ohne DMS geht gar nichts mehr!"
Die Firma Balzer Garten- und Landschaftsbau blickt auf eine lange Tradition zurück. Schon im Jahr 1872 begann Joh. I Balzer mit der Anlage von Gärten, sein Arbeitsgebiet erstreckte sich vom "Hinterland" (Altkreis Biedenkopf) bis in den Raum Dillenburg. Heute ist Balzer mit modernen Arbeitsverfahren und Geräten sowie fortschrittlicher Digitalisierung ein innovatives Unternehmen. Unterstützt werden die digitalen Unternehmensprozesse mit der Dokumenten-Managementsoftware Starke-DMS®. Hiermit werden Dokumente ganz einfach digital archiviert, verwaltet und gesteuert.
Die Neumann & Schmidt GmbH erstellt als regionales full service Dienstleistungsunternehmen für die private, gewerbliche und kommunale Wohnungswirtschaft Heiz- und Betriebskostenabrechnungen, und liefert und montiert die notwendige Messtechnik für Wärme, Kälte und Wasser.
Aufgrund der großen Menge an Daten und Informationen laufen im Starke-DMS® alle Dokumente und Informationen aus den verschiedenen Softwaresystemen zusammen, und bildet damit die Basis der internen und externen Kommunikation. Somit sind kunden- und objektbezogen alle Dokumente und Prozesse jederzeit und für alle verfügbar.
Im Jahr 2009 stand anfänglich die Digitalisierung und Sicherung von Papierdokumenten im Vordergrund, wurde aber im Lauf der Jahre immer mehr durch die Prozess- und Kommunikationsaspekte überlagert.
"Die Umstellung auf digitale Workflows vereinfacht unsere tägliche Arbeit mit Dokumenten erheblich."
Die Lönne Umweltdienste GmbH ist ein modernes Dienstleistungsunternehmen, welches rund 70 Mitarbeiter beschäftigt. Der Hauptsitz liegt im "Gewerbegebiet am Wasserturm" in Lippstadt. Der Fuhrpark umfasst über 40 Fahrzeuge, die dem neuesten Stand der Technik entsprechen. Das Dienstleistungsprogramm umfasst die Bereiche Sonderabfall, Kanal, Abscheider als auch die Hochdruck-Flächenreinigung. Im Vertrieb werden spezielle Reinigungsmittel, Bindemittel, Abscheider- und Kanalzubehör angeboten.
Durch das dynamische Wachstum der letzten Jahre und den Blick Richtung Zukunft gerichtet, reifte im Jahr 2014 die Überzeugung, dass die digitale Transformation Chancen bietet, die es zu nutzen gilt. Nach einer gemeinsamen Analyse der Prozesse und Strukturen wurden im Starke-DMS® die ersten Prozesse abgebildet.
- Automatisierte Belegauslesung von Eingangsrechnungen
- Erzeugung von Buchungen in der Finanzwirtschaft
- Digitale Prüf- und Freigabeprozesse
- Anbindung der Personalwirtschat mit Workflows für Urlaubsanträge und Krankmeldungen
Nach kürzester Zeit waren die Akzeptanz der Mitarbeiter und der auch nach außen sichtbare Nutzen so groß, dass umgehend weitere Bereiche angebunden wurden.
So wird nun nach der Einführung des Moduls Starke-DMS® SmartMail der gesamte Postausgang über den E-Post-Service der Deutschen Post abgewickelt. Dies spart nicht nur jeden Tag bares Geld, sondern entlastet auch die Mitarbeiter. Über intelligente, automatisierte Verbindungen werden Ausgangsbelege mit den wichtigen Begleitdokumenten wie etwa Entsorgungsnachweisen digital verschickt. Der Endkunde entscheidet selbst, ob er eine E-Mail oder einen Brief erhalten möchte.
"Mit Starke-DMS® konnten wir unsere Arbeitsabläufe wesentlich beschleunigen ..."
"Mit Starke-DMS® konnten wir unsere Arbeitsabläufe wesentlich beschleunigen und zusätzlich die Portokosten sowie den Papierverbrauch und das Druckvolumen deutlich reduzieren."
Mario Woltschinsky, Leiter Interne Dienste
Die RICHTER Gebäudedienste GmbH hat sich seit der Gründung im Jahr 1925 vom anfangs kleinen Handwerksbetrieb zu einem innovativen Serviceunternehmen für das infrastrukturelle Gebäudemanagement entwickelt. Als mittelständisches Dienstleistungsunternehmen konzentrieren wir uns ganz bewusst auf “unsere” Region. Mehr als 1.700 zufriedene Kunden aus den Bereichen der öffentlichen Hand, Industrie, Dienstleistung, Gesundheitswesen, Handel bis hin zum Privathaushalt sprechen für sich.
Mit Beginn des Projektes 2016 haben wir uns gezielt auf unsere internen Arbeitsabläufe in der Verwaltung konzentriert. Die Zielsetzung war im ersten Schritt, unsere Faktura zu optimieren. Dazu gehörte vom ersten Tag an das Starke-DMS® SmartMail-Modul, welches unsere Ausgangsrechnungen digital per Mail oder über den E-Post-Versand der Deutschen Post unseren Kunden zustellt.
Sukzessive wurden weitere Nutzer der Verwaltung und des Außendienstes an neu entwickelte und bestehende, digitalisierte Workflows angebunden. Zusammen mit der engen Verzahnung unserer ERP-Lösung sind wir in der Verwaltung so einen großen, digitalen Schritt voraus gegangen.
Unsere Starke-DMS® unterstützten Schwerpunkte sind unter anderem:
- Debitorenbuchhaltung/Faktura mit digitalem Rechnungsversand
- Die digitale Personalakte
- Die digitale Kundenakte
- Digitalisierung von Eingangsrechnungen mit Prüfungs- und Freigabeprozessen
- Vorlagenworkflows für digitale Prozesse unserer Außendienstmitarbeitenden
- Verschiedenste Dokumentenarten zur rechtskonformen Archivierung
"Für uns ist das Starke-DMS® mehr als nur eine reine Archivierungssoftware. Sie wächst in jedem Jahr mit uns und unterstützt die RICHTER Gebäudedienste GmbH bei ihrem fortwährenden Erfolg."
Individuelle Beratung – ganz unverbindlich
Unsere Experten präsentieren Ihnen die Lösung mit verschiedenen Musterbelegen und zeigen Ihnen die Zeitersparnis auf.
Senden Sie uns Ihre Anfrage und wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung – kostenlos und unverbindlich. Wir freuen uns auf Sie.