"Als ambulanter Pflegedienst sind wir, das Hoops Pflegeteam, täglich mit einer Vielzahl an Dokumenten konfrontiert: Von Kundenmappen mitsamt der pflegerischen Dokumentation und Pflegeverträgen, über Arztberichte und Medikamentenpläne bis hin zu abrechnungsrelevanten Unterlagen für die jeweiligen Versicherungen sowie natürlich  Personalakten. Mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) Starke-DMS® konnten wir unsere Verwaltung grundlegend digitalisieren und optimieren."

1. Schluss mit dem zeitaufwändigen Sortieren von Dokumenten

Ein großer Pluspunkt ist, dass sich das mühsame und zeitraubende Sortieren und Einordnen von Papierunterlagen endgültig erübrigt hat. Alle Dokumente werden digital gespeichert, automatisiert zugeordnet und sind jederzeit strukturiert abrufbar. Dies spart nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern sorgt auch für Ordnung und Übersichtlichkeit.

2. Schnelle Dokumentenfindung und effizienter Zugriff

Dank der intelligenten Suchfunktion finden wir wichtige Unterlagen wie Pflegeverträge, Genehmigungen der Krankenkassen, Arztberichte und abrechnungsrelevante Dokumente innerhalb weniger Sekunden. Der Zugriff erfolgt direkt über das System – ob im Büro oder unterwegs. Das langwierige Durchsuchen von Aktenordnern gehört der Vergangenheit an.

3. Dokumentenversand direkt aus dem System

Besonders praktisch ist die Funktion, Dokumente direkt aus dem Starke-DMS® heraus via Email zu versenden. Dies ermöglicht einen schnellen, sicheren und vor allem papierlosen Versand, der unsere Kommunikation mit Angehörigen, Kostenträgern und Ärzten erheblich erleichtert.

4. Individuell einstellbare Workflows

Die Workflow-Automatisierung ist ein weiterer entscheidender Vorteil. Sobald beispielsweise eine neue Neuaufnahmemappe eines Klienten im System angelegt wird, startet automatisch ein definierter Bearbeitungsprozess. Das System erinnert die zuständigen Mitarbeiter an offene Aufgaben wie das Einholen fehlender Dokumente oder die Pflegeplanung. Dies sorgt für strukturierte Abläufe und verhindert, dass wichtige Aufgaben übersehen werden.

5. Digitalisierung der Personalakten

Auch unsere Personalakten sind nun vollständig digitalisiert. Alle relevanten Dokumente wie Arbeitsverträge, Fortbildungsnachweise und Zertifikate werden digital gespeichert und lassen sich mit der Suchfunktion sofort abrufen. Dies vereinfacht die Personalverwaltung erheblich und schafft Transparenz für das gesamte Team.

Fazit:

Die Einführung von Starke-DMS® hat unsere Arbeitsprozesse auf ein neues Niveau gehoben. Das manuelle Sortieren und Archivieren von Dokumenten gehört der Vergangenheit an. Durch die digitale Verwaltung, den schnellen Zugriff und die automatisierten Workflows konnten wir unseren Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren und mehr Zeit für das Wesentliche – die Pflege unserer Klienten – gewinnen.

Wir möchten uns herzlich bei der Firma Starke DMS für die professionelle Implementierung, die kompetente Beratung und die kontinuierliche Unterstützung bedanken. 

Wir können Starke-DMS® ohne Einschränkungen weiterempfehlen!

Wollen Sie mehr über das Projekt erfahren, geben wir Ihnen gerne persönlich Auskunft. Rufen Sie uns an unter 0561 2007-420 oder schreiben Sie uns eine E-Mail.  Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und sind für Sie da.

Über uns:

Wir sind ein ambulanter Pflegedienst mit dem Schwerpunkt auf die Versorgung von Menschen mit chronischen und schwer heilenden Wunden. Wir haben diesbezüglich sehr viel mit Verordnungen häuslicher Krankenpflege und deren Genehmigung zu tun. Daher ist unser Ziel, unsere Patienten bestmöglich zu versorgen und gleichzeitig unsere internen Abläufe effizient zu gestalten.

Einsatzbereich von STARKE DMS®:

Seit einigen Monaten setzen wir STARKE DMS® in unserer Verwaltung ein, insbesondere im Bereich der Dokumentenablage und Organisation von Genehmigungen für die häusliche Krankenpflege.

Unsere Erfahrung:

Früher war die Ablage von Genehmigungen ein zeitintensiver Prozess, der viel manuellen Aufwand erforderte. Mit STARKE DMS® haben wir den gesamten Ablauf revolutioniert: Unsere Verwaltung scannt jetzt einfach den Stapel Genehmigungen ein, und das System ordnet die Dokumente automatisch den richtigen Patienten zu. Das bedeutet, dass alle Unterlagen blitzschnell auffindbar sind – ein enormer Vorteil, der uns monatlich mehrere Stunden Arbeit spart.

Seit wann im Einsatz?

STARKE DMS® ist seit Sommer 2024 bei uns im Einsatz – und wir möchten es nicht mehr missen!

Wollen Sie mehr über das Projekt erfahren, geben wir Ihnen gerne persönlich Auskunft. Rufen Sie uns an unter 0561 2007-420 oder schreiben Sie uns eine E-Mail.  Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und sind für Sie da.

Wer wir sind

Als ambulanter Pflegedienst im schönen Moormerland, kümmern wir uns tagtäglich um Ihre Bedürfnisse. In jeder Pflege- und Betreuungssituation und für ein selbstständiges Leben zuhause, sind wir der richtige Ansprechpartner. Seit über 20 Jahren ist es unser Ziel, dass Sie Ihr Leben einfach und wohlbehalten leben können.

Unser gesamtes Team aus verschiedenen Berufsgruppen sorgt dafür, dass wir gemeinsam mit Ihnen das umsetzen, worauf es wirklich ankommt. Individuelle Beratung, persönliche Pflege und die beste Versorgung, die Sie sich denken können. Für Ihre Angehörigen oder für sich selbst.

Die Herausforderungen

Und doch sehen wir immer mehr Herausforderungen, nicht zuletzt durch den steigenden Verwaltungsaufwand – von einer Entbürokratisierung merkt man in der Pflege aktuell nichts.

Das Erstellen von Pflegeverträgen, Rezepte und Verordnungen bestellen und die zahlreichen gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationen treffen die Verwaltung von ambulanten Pflegediensten. Das Vorhalten von Unterlagen für die MDK-Prüfungen sind eine weitere Herausforderung.

Die Lösung

Seitdem wir Starke-DMS® von Starke+Reichert einsetzen, hat unser Betrieb auf komplett papierlos umgestellt. Dies war ein sehr wichtiger Prozess und ein Weg, den es sich zu gehen lohnte.

Bei den MDK-Prüfungen ist niemand mehr angespannt, da wir alle geforderten Unterlagen quasi per Knopfdruck aus unserem DMS ziehen können.

Wollen Sie mehr über das Projekt erfahren, geben wir Ihnen gerne persönlich Auskunft. Rufen Sie uns an unter 0561 2007-420 oder schreiben Sie uns eine E-Mail.  Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und sind für Sie da.

Wir sind ein ambulanter Pflegedienst im Herzen Ostfriesland. Seit 1992 versorgen wir alte und kranke Menschen in Emden und Umgebung in den eigenen vier Wänden.

Zu den pflegerischen Leistungen, die immer anspruchsvoller werden, gehört auch eine ständig wachsende Verwaltungsdichte. Reichte es vor Jahren aus, den Menschen pflegerisch gut zu versorgen, gesellt sich heute eine ständig steigende Verwaltungswut hinzu. Von einer Entbürokratisierung merken wir in der Pflege nichts. Im Gegenteil.

Das bestellen von Rezepten und Verordnungen. Das Erstellen von Pflegeverträgen, Angeboten und sonstigen gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationen hat unsere Verwaltung bis an die Leistungsgrenzen getrieben. Die seit Jahren existierende MDK Prüfung hat zudem noch eine besondere schärfe in die Verwaltung gebracht. Sind ¾ der Prüfung letztlich das prüfen auf das Vorhandensein von Dokumentationen. 

Seit 2017 setzten wir daher das DMS der Firma Starke+Reichert ein und haben unseren Betrieb komplett auf papierlos umgestellt. Das DMS hilft und unterstützt uns bei der täglichen Arbeit, sodass wir wieder Zeit für unsere eigentlichen Aufgaben gefunden haben. Die Pflege und Versorgung alter und kranker Menschen.

Auch die MDK-Prüfung hat ihren Schrecken verloren. Zeigt unser DMS die vom Prüfer verlangten Dokumente verlässlich und schnell an.

Wollen Sie mehr über das Projekt erfahren, geben wir Ihnen gerne persönlich Auskunft. Rufen Sie uns an unter 0561 2007-420 oder schreiben Sie uns eine E-Mail.  Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und sind für Sie da.