GoBD 
Verfahrensdokumentation

RECHTSKONFORME E-MAIL-ARCHIVIERUNG

Als DMS-Hersteller sind wir nicht nur Verpflichtungen Ihnen als Kunden gegenüber eingegangen. Neben einer zuverlässigen Projektabwicklung mussten auch diverse gesetzliche Bestimmungen eingehalten und beachtet werden, darunter die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die Vorgaben der GoBD haben wir bei der (Weiter-) Entwicklung des Starke-DMS® selbstverständlich eingehalten.

Damit Ihr Starke-DMS® aber „rechtskonform“ ist, müssen Sie weitere Vorgaben beachten, darunter Ihre Hard- und Softwarelandschaft, Ihre Organisation und eine entsprechende Verfahrensdokumentation. Letztere liefern wir nach Absprache als Muster mit aus, individuelle Prozesse und Verfahren müssen natürlich ergänzt werden.

Gerne helfen wir Ihnen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation und beraten Sie in Fragen der Rechtskonformität. SPRECHEN SIE UNS AN

Mit Starke-DMS® lassen sich originär elektronische sowie digitalisierte Dokumente verwalten. Eine DMS-Anwendung dient der Organisation und Koordination der Erstellung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung sowie der geordneten Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art über ihren gesamten Lebenszyklus bzw. ihre vorgegebene Aufbewahrungspflicht im Unternehmen.

DIE WICHTIGSTEN AUSSAGEN DER GOBD:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (GoBD-Kapitel 3.1)

Nach der GoBD ist der Steuerpflichtige dazu verpflichtet, dass das IT-System gegen den Verlust (z.B. Unauffindbarkeit) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützen ist.

• GRUNDSäTZe DER Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnungen mit den Einzelthemen (GOBD-KAPITEL 3.2)

Die DMS-Server-Komponenten unterliegen i. d. R. den gleichen Sicherheitsanforderungen wie andere IT-Komponenten. Relevante Themen sind Überwachung und die Datensicherheit.

• Vollständigkeit (GoBD- Kapitel 3.2.1)

Jedes aufbewahrungspflichtige Dokument ist grundsätzlich einzeln und mit allen Bestandteilen zu erfassen (Vollständigkeit und Lückenlosigkeit).

• Richtigkeit (GoBD-Kapitel 3.2.2)

Dem Grundsatz der Richtigkeit folgend hat das DMS sicherzustellen, dass die zu archivierenden Dokumente und Daten den geforderten Grad der Übereinstimmung mit dem Original aufweisen (bildlich oder inhaltlich).

• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (GoBD-Kapitel 3.2.3)

Die Forderung der zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen verlangt, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und der Belegsicherung besteht (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 45-52). Dies lässt sich auf Dauer durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllen.

• Ordnung (GoBD-Kapitel 3.2.4)

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beim Einsatz eines DMS gelten dann als durchgehend erfüllt, wenn die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitskriterien während der gesamten Aufbewahrungspflicht sichergestellt werden kann.

• Unveränderbarkeit (GoBD-Kapitel 3.2.5)

Die GoBD fordern, dass das eingesetzte Datenverarbeitungsverfahren so auszugestalten ist, dass alle Informationen, welche in den Verarbeitungsprozess Eingang gefunden haben, nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden dürfen (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 58-60).