»Die vollintegrierte Nutzung vom digitalen Workflow mit Starke-DMS® und Diamant/3 vereinfacht die tägliche Bearbeitung von Eingangsrechnungen erheblich.«   Thomas Ludwig-Eisenmenger, EDV Beauftragter

Der Caritasverband im Bistum Erfurt ist das Dach für verschiedene soziale Aktivitäten, Dienste und Einrichtungen der katholischen Kirche. Er ist der Spitzenverband der Freien Wohlfahrtspflege in Thüringen. Unter dem Dach der Caritas im Bistum Erfurt arbeiten fast 6.000 hauptamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in gut 180 Einrichtungen und Diensten. Hinzu kommen fast 2.500 ehrenamtliche Helferinnen und Helfer.

Der Aufwand zur Prüfung der Lieferantenrechnungen aller Standorte stieg in den vergangenen Jahren stetig. Dadurch wurde der Wunsch nach Vereinfachung und einer möglichst digitalen Unterstützung der Arbeit immer größer. In 2018 wurde dadurch das Projekt zur Einführung der digitalen Rechnungsprüfung gestartet. Durch die perfekte Verzahnung der bestehenden Buchhaltungssoftware Diamant/3 zu dem neu eingeführten Starke-DMS® konnte das Projekt mit wenigen Wochen Einführungszeit und folgenden Leistungsbereichen umgesetzt werden:

  • Automatisierte Belegauslesung von Eingangsrechnungen
  • Erzeugung von Buchungen in der Diamant/3 Buchhaltungssoftware
  • Digitale Prüf- und Genehmigungsprozesse

Durch die digitale Unterstützung und die ortsunabhängige Bearbeitung der einzelnen Schritte konnte die Durchlaufzeit auf einen Bruchteil der bisherigen analogen Bearbeitungszeit reduziert werden.

Viele der weiteren typischen Lösungen des Starke-DMS® wie die digitale Vertragsverwaltung oder Personalakte stehen bereits nach wenigen Monaten für viele Mitarbeiter auf der Wunschliste.

Wollen Sie mehr über das Projekt erfahren, geben wir Ihnen gerne persönlich Auskunft. Rufen Sie uns an unter 0561 2007-430 oder schreiben Sie uns eine E-Mail. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und sind für Sie da.

 

 

»Dank der für Starke+Reichert bekannten Software Diamant konnte der erste Schritt RECHNUNGSEINGANG schnell und ohne Komplikationen umgesetzt werden.«   Vorstand des Caritas Ostvest e.V. 

Der Caritasverband Ostvest e.V. beschäftigt 550 hauptamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Im Fachbereich der offenen sozialen Dienste erstreckt sich das Engagement auf die Felder der Jugendhilfe und Schule, der Inklusionsförderung, der SozialRaumArbeit, der Suchtberatung und gesetzlichen Betreuung sowie der Integrations- und Migrationsarbeit. Im Fachbereich Alter und Gesundheit sind Angebote der ambulanten, teil- und vollstationären Altenpflege sowie Beratungsdienste für Senioren verankert.

100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in der gemeinnützigen Jugendwerkstatt Haltern am See GmbH in unterschiedlichen Projekten der Arbeitsmarktintegration tätig. 500 Helferinnen und Helfer unterstützen mit ihrem ehrenamtlichen Engagement die Arbeit des Caritasverbandes Ostvest e.V. Flächenmäßig erstreckt sich der Caritasverband Ostvest e.V. über die Städte Waltrop, Oer-Erkenschwick, Datteln und Haltern am See. Der organisatorische Aufwand insbesondere von Rechnungsprüfungen und Freigaben, stellt den flächenmäßig großen Verband vor immer wiederkehrende Herausforderungen.

Gerade in diesem Bereich ist der Wunsch nach Digitalisierung enorm, um die Bearbeitungszeiten möglichst gering zu halten. Allerdings auch nicht ganz einfach. Hohe Anforderungen der Mitarbeiterinnen in der Finanzbuchhaltung bezüglich des reibungslosen und des korrekten Ablaufes, erfordern einen professionellen Partner, der es schafft, all die Besonderheiten, die der Caritasverband Ostvest e.V. mit sich bringt, zu verarbeiten. Mit Starke+Reichert und ihrem Starke-DMS® haben wir einen solchen Partner gefunden. Alle Wünsche und Anforderungen wurden ohne „Wenn und Aber“ umgesetzt. Dank der für Starke+Reichert bekannten Software Diamant konnte der erste Schritt „Rechnungseingang“ schnell und ohne Komplikationen umgesetzt werden. Durch die Digitalisierung des Prozesses konnten wir die Bearbeitungszeit signifikant reduzieren.

Aufgrund der positiven Resonanz der Mitarbeiter kam es schnell zur Umsetzung des digitalen Posteinganges. Auch hier gelang es Starke+Reichert die Wünsche des Caritasverbandes Ostvest e.V. zu implementieren. Für die kommenden Monate sind bereits weitere Digitalisierungsprozesse wie die Einführung der elektronischen Personalakte, Einstellungsprozesse, … geplant. Wir freuen uns weiterhin auf konstruktive Zusammenarbeit mit Starke+Reichert und danken allen Mitarbeitern für die herausragende Unterstützung.

Wollen Sie mehr über das Projekt erfahren, geben wir Ihnen gerne persönlich Auskunft. Rufen Sie uns an unter 0561 2007-430 oder schreiben Sie uns eine E-Mail. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und sind für Sie da.

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