Zertifizierung nach "IDW PS 880"

Von Revidata zertifiziert

Seit September 2023 ist das Starke-DMS® nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 zertifiziert.

Diese Zertifizierung ist besonders relevant für Software, die in Bereichen eingesetzt wird, in denen hohe Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Datenverarbeitung gestellt werden, wie z.B. in der Finanzbuchhaltung, im Controlling oder im Dokumentenmanagement. 

Für die Zertifizierung musste unser DMS im Hinblick auf die Einhaltung der Anforderungen gemäß den seit 01.01.2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) erfüllen:

Im Rahmen der Funktions- und Ordnungsmäßigkeitsprüfung wurde überprüft, ob die Software Starke-DMS® den Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an maschinelle Archivierungslösungen entspricht und ordnungsmäßige Verarbeitungsergebnisse erzielt werden können. DieTestergebnisse belegen, dass das System eine den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit entsprechende Archivierung und Dokumentenverwaltung ermöglicht und somit rechtskonform ist. 

Kernthemen des Anforderungskatalogs
Die umfassende Archivierung von Daten, Dokumenten und Unterlagen in elektronischer Form stellt die mögliche dauerhafte, rechtskonforme Aufbewahrung und schnelle Suche nach Inhalten sicher. Unabhängig von ihrem Ursprung als Papierdokument, Beleg, Datei, E-Mail, strukturierte Daten, Druckdaten, signierte Dateien bzw. Handelsbriefe etc. werden Daten und Dokumente vom Archivierungs- bzw. Dokumentenmanagementsystem aufgenommen, indiziert sowie sicher und dauerhaft abgespeichert. Sinnvollerweise ist der Datenstrom sowohl per Hand (z. B. Drag & Drop) als auch automatisiert über Schnittstellen durchführbar.

Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen
Die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderer Daten wird als Archivierung bezeichnet.

Dabei sind eine Reihe von Gesetzen und Verordnungen zu beachten:

• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Datenschutzgesetze (BDSG)
• Abgabenordnung (AO)
• GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer 
• Form sowie zum Datenzugriff
• GDPdU - Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Weitere zu erfüllende Forderungen
Die Daten und Dokumente sind entsprechend ihres Wertes und ihrer Vertraulichkeit zu schützen, die Integrität und Unveränderbarkeit müssen gewährleistet sein. Die Daten müssen geeignet gesichert werden können Die zugrunde liegende Software und die Archivierungsprozesse müssen rechtskonform gestaltet werden können Das Archiv muss gegen Manipulationen und Angriffe von innen und außen geschützt werden Es muss in die bestehende IT-Landschaft integriert werden können Aufbewahrungsfristen, Löschfristen und eine Löschung sind im Rahmen der gesetzlichen Zulässigkeit zu berücksichtigen