TÜV-Zertifizierung



Ruhiges Gewissen für unsere Anwender

Das Gütesiegel "Geprüfte Archivierung" des TÜV-Hessen bestärkt unsere Kunden in ihrem Vertrauen, dass unser Produkt den Erwartungen und Anforderungen an eine Archivierungslösung entspricht.

Kernthemen des Anforderungskatalogs

Die umfassende Archivierung von Daten, Dokumenten und Unterlagen in elektronischer Form stellt die mögliche dauerhafte, revisionssichere Aufbewahrung und schnelle Suche nach Inhalten sicher. Unabhängig von ihrem Ursprung als Papierdokument, Beleg, Datei, E-Mail, strukturierte Daten, Druckdaten, signierte Dateien bzw. Handelsbriefe etc. werden Daten und Dokumente vom Archivierungs- bzw. Dokumentenmanagementsystem aufgenommen, indiziert sowie sicher und dauerhaft abgespeichert. Sinnvollerweise ist der Datenstrom sowohl per Hand (z. B. Drag & Drop) als auch automatisiert über Schnittstellen durchführbar.

Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen

Die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderer Daten wird als Archivierung bezeichnet.

Dabei sind eine Reihe von Gesetzen und Verordnungen zu beachten:

  • Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Datenschutzgesetze (BDSG)
  • Abgabenordnung (AO)
  • GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
  • GDPdU - Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Weitere zu erfüllende Forderungen

  • Die Daten und Dokumente sind entsprechend ihres Wertes und ihrer Vertraulichkeit zu schützen, die Integrität und Unveränderbarkeit müssen gewährleistet sein. Die Daten müssen geeignet gesichert werden können
  • Die zugrunde liegende Software und die Archivierungsprozesse müssen revisionssicher gestaltet werden können
  • Das Archiv muss gegen Manipulationen und Angriffe von innen und außen geschützt werden
  • Es muss in die bestehende IT-Landschaft integriert werden können
  • Aufbewahrungsfristen, Löschfristen und eine Löschung sind im Rahmen der gesetzlichen Zulässigkeit zu berücksichtigen

Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht! Die Schonfrist für Unternehmen endete am 31.12.2016.

Wer betroffen ist und was Sie zu beachten haben ...

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