E-Mail
-Archivierung

E-Mail-Management leicht gemacht

Fast der gesamte Schriftverkehr von Unternehmen läuft heute elektronisch. Dabei unterliegt ein Großteil des Schriftverkehrs bestimmten Aufbewahrungspflichten, die z.B. im HGB, in der AO und in den GoBD geregelt sind. 
Das Problem der E-Mail-Archivierung kommt im Laufe des steigenden elektronischen Schriftverkehrs zunehmend ans Tageslicht und muss dringend bewältigt werden. Unternehmen stehen dabei vor einer großen Herausforderung. Wieso? - Aus dem einfachen Grund, dass viele auf diesem Weg weitergereichte Informationen steuerrelevant sind und daher nach § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung elektronisch aufbewahrt werden müssen. Hinzu kommt, dass steuerrelevante Informationen, also auch E-Mails, jederzeit und unverzüglich verfügbar sein müssen. Nicht zuletzt sind die Informationen und Absprachen, die im Mailverkehr ausgetauscht werden, wichtig für die innerbetriebliche Prozessoptimierung. 

keine ausweglose Situation

Das Starke-DMS® bietet gleich zwei Lösungsmöglichkeiten, um diese Herausforderungen zu meistern: Das Starke-DMS® MailArchiv und das Starke-DMS® MailAddin

Abhängig von Ihren spezifischen Anforderungen wählen Sie die passende Strategie. Das MailArchiv bietet eine serverseitige E-Mail-Archivierung, welche von jedem imap-fähigen Mailserver E-Mails regelbasiert abgreifen kann - rechtskonform und automatisch. Anschließend können dadurch bestimmte Workflows ausgelöst werden, um Ihre Prozesse noch flüssiger und effizienter zu gestalten. 

Neben der serverbasierten Lösung bietet das Starke-DMS® zusätzlich eine clientbasierte Lösung: das MailAddin. Das Addin integriert sich nahtlos in Ihren E-Mail Client und ermöglicht den Mitarbeitern auf Knopfdruck Mails in der Anwendung manuell zu archivieren. 

 

Die Rundum Lösung

Um eine umfassende Lösung Ihres E-Mail Managements zu erzielen, können beide Varianten auch in Kombination verwendet werden. So stellen Sie sicher, dass keine steuerrelevante E-Mail verloren geht. 

 

Nach der Archivierung

E-Mails stehen Ihnen nach der Archivierung mit allen weiteren Daten im Starke-DMS® verknüpft zur Verfügung. So sehen Sie alle Informationen zu einem Vorgang, einem Kunden, einem Projekt usw. gebündelt auf einen Blick. Erfahren Sie mehr darüber bei unseren Elektronischen Akten

 

Ihre Vorteile

  • Alle steuerrelevanten E-Mails rechtskonform archiviert
  • Automatische Zuordnung zu Kunden, Lieferanten, Projekten, Vorgängen, ...
  • Überwachung von Postfächern mit hinterlegten Workflows (Anfragen, Bewerbungen, usw.)
  • Optional separate Archivierung von Anlagen (z.B. Eingangsrechnungen)

 

Überzeugen Sie sich selbst und starten Sie Heute Ihre E-Mail-Archivierung

Unsere Experten entwickeln mit Ihnen gemeinsam die passende Stategie für Ihr E-Mail Management. Gerne präsentieren wir Ihnen alle Möglichkeiten in einem persönlichen Termin. 

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Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht! Die Schonfrist für Unternehmen endete am 31.12.2016.

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